1 LEGANTA® ist der Buchungsautomat für die Vertragsbuchhaltung
Mit der 100% Automatisierung der Geschäftsprozesse übernimmt LEGANTA® die Rolle eines unschlagbar effizienten Buchungsautomaten für die Vertragsbuchhaltung.
2 Management Summary
Vertragsbuchhaltung:
Vertragsbuchhaltung befasst sich mit der Verwaltung und Abrechnung von Verträgen, einschließlich der Erfassung von Vertragsdaten, der Rechnungsabgrenzung und der Integration in die Finanzbuchhaltung. Sie ist besonders wichtig für Unternehmen mit vielen langfristigen Verträgen, da sie die korrekte und zeitgerechte Erfassung aller finanziellen Transaktionen sicherstellt.
Besonderheiten der Vertragsbuchhaltung:
Fokus auf Verträge:
Spezielle Erfassung und Abrechnung von Vertragsdaten und -leistungen.
Rechnungsabgrenzung:
Erfassung von Einnahmen und Ausgaben für zukünftige Perioden beim Vertragsabschluss.
Automatisierung: Nutzung spezialisierter Software zur Automatisierung der Vertragsverwaltung und -abrechnung.
Integration in Geschäftsprozesse: Enge Verknüpfung mit anderen Geschäftsprozessen und nahtlose Systemintegration.
Spezifische Berichterstattung: Erstellung spezifischer Berichte und Analysen für die Vertragsüberwachung.
Charakteristika der Vertragsbuchhaltung:
Vertragsabschluss: Buchung zukünftiger Einnahmen oder Ausgaben durch Rechnungsabgrenzungsposten (RAP).
Aktive und passive Rechnungsabgrenzung: Erfassung von Vorauszahlungen für zukünftige Perioden.
Periodische Anpassungen: Anpassung der RAP am Ende jeder Abrechnungsperiode.
Abschlussbuchungen: Überprüfung und Anpassung der RAP am Ende des Geschäftsjahres.
LEGANTA® löst die Schwierigkeiten der Vertragsbuchhaltung: LEGANTA® automatisiert die Vertragsbuchhaltung vollständig und reduziert die monatlich aufwändigen Korrekturen der Bestands- und GuV-Konten durch:
Automatisierung der Prozesse: Minimierung manueller Eingriffe und Fehler.
Single Point of Truth (SPOT):
Zentrale Datenbasis für konsistente und aktuelle Daten.
Digitale Zwillinge: Präzise und automatische Verwaltung der Vertragsdaten.
Automatische Migration und Verwaltung von Vertragsdokumenten:
Erhöhung der Genauigkeit und Effizienz.
Rechnungsabgrenzungsposten (RAP):
Automatische Erfassung und Anpassung der RAP.
Vorteile der Vertragsbuchhaltung mit LEGANTA®:
- Individuelle Geschäftslandkarte: Maßgeschneiderte Anpassung an Unternehmensanforderungen.
- Automatisierung aller Prozesse: Reduzierung manueller Aufwände und Fehler.
- Effizienz:
Zeit- und Ressourceneinsparungen.
- Transparenz und Kontrolle: Echtzeitüberwachung von Verträgen.
- Risikominimierung: Früherkennung und Maßnahmen gegen potenzielle Risiken.
- Kosteneinsparungen: Optimierung der Ressourcennutzung.
- Verbesserte Entscheidungsfindung: Fundierte Entscheidungen durch zentrale Datenbank und Berichte.
- Compliance: Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen.
- Bessere Zusammenarbeit:
Integration von Vertragsdaten in bestehende Systeme.
- Single Point of Truth (SPOT):
Konsistente und aktuelle Datenbasis.
- Automatische Migration und Verwaltung von Vertragsdokumenten: Erhöhung der Genauigkeit und Effizienz.
LEGANTA® als Buchungsautomat: Mit der 100% Automatisierung der Geschäftsprozesse übernimmt LEGANTA® die Rolle eines effizienten Buchungsautomaten für die Vertragsbuchhaltung.
3 Vertragsbuchhaltung
Die Buchhaltung, die sich speziell mit der Verwaltung und Abrechnung von Verträgen befasst, kann als Vertragsbuchhaltung bezeichnet werden. Vertragsbuchhaltung umfasst die Erfassung, Verwaltung und Abrechnung von Vertragsdaten und -transaktionen. Dies schließt die Rechnungsabgrenzung, die Verwaltung von Einnahmen und Ausgaben sowie die Integration in die Finanzbuchhaltung ein.
Vertragsbuchhaltung ist besonders wichtig für Unternehmen, die viele langfristige Verträge haben, da sie sicherstellt, dass alle finanziellen Transaktionen korrekt und zeitgerecht erfasst werden. Spezialisierte Softwarelösungen, wie die zuvor genannten, unterstützen diese Prozesse und helfen dabei, die Buchhaltung effizient und genau zu gestalten.
4 Besonderheiten der Vertragsbuchhaltung
Vertragsbuchhaltung unterscheidet sich von allgemeiner Buchhaltung in mehreren wesentlichen Aspekten:
Fokus auf Verträge: Während die allgemeine Buchhaltung alle finanziellen Transaktionen eines Unternehmens erfasst, konzentriert sich die Vertragsbuchhaltung speziell auf die Verwaltung und Abrechnung von Verträgen. Dies umfasst die Erfassung von Vertragsdaten, die Überwachung von Vertragsbedingungen und die Abrechnung von Vertragsleistungen.
Rechnungsabgrenzung: In der Vertragsbuchhaltung spielt die Rechnungsabgrenzung eine zentrale Rolle. Dies bedeutet, dass Einnahmen und Ausgaben, die sich auf zukünftige Perioden beziehen, bereits beim Vertragsabschluss erfasst und periodisch angepasst werden. Dies ist besonders wichtig bei langfristigen Verträgen.
Automatisierung:
Vertragsbuchhaltung nutzt häufig spezialisierte Softwarelösungen, die die Prozesse der Vertragsverwaltung und -abrechnung automatisieren. Dies umfasst die automatische Erfassung von Vertragsdaten, die Integration in die Finanzbuchhaltung und die automatische Anpassung von Rechnungsabgrenzungsposten.
Integration in Geschäftsprozesse:
Vertragsbuchhaltung ist eng mit anderen Geschäftsprozessen verknüpft, wie z.B. dem Vertragsmanagement, der Leistungserbringung und der Kundenbetreuung. Dies erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und eine nahtlose Integration der Systeme.
Spezifische Berichterstattung:
Vertragsbuchhaltung erfordert spezifische Berichte und Analysen, die auf die Verwaltung und Überwachung von Verträgen zugeschnitten sind. Dies umfasst Berichte über Vertragslaufzeiten, Vertragsbedingungen, Einnahmen und Ausgaben sowie die Einhaltung von Vertragsbedingungen.
Diese Unterschiede machen die Vertragsbuchhaltung zu einem spezialisierten Bereich innerhalb der allgemeinen Buchhaltung, der spezifische Kenntnisse und Fähigkeiten erfordert.
5 Charakteristika der Vertragsbuchhaltung
Der Überblick zeigt, wie die Buchhaltung abläuft, wenn bereits beim Vertragsabschluss gebucht wird. Die Buchungstechnik wird oft als Rechnungsabgrenzung bezeichnet und ist besonders relevant bei langfristigen Verträgen.
Hier sind die wesentlichen Schritte:
Vertragsabschluss:
Beim Abschluss eines Vertrags wird eine Buchung vorgenommen, um die zukünftigen Einnahmen oder Ausgaben zu erfassen. Dies geschieht durch die Bildung von Rechnungsabgrenzungsposten (RAP).
Aktive und passive Rechnungsabgrenzung:
- Aktive Rechnungsabgrenzung: Wenn das Unternehmen im Voraus Zahlungen leistet, die sich auf zukünftige Perioden beziehen, wird ein aktiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet. Beispiel: Vorauszahlungen für Miete oder Versicherungen.
- Passive Rechnungsabgrenzung: Wenn das Unternehmen im Voraus Zahlungen erhält, die sich auf zukünftige Perioden beziehen, wird ein passiver Rechnungsabgrenzungsposten gebildet. Beispiel: Vorauszahlungen von Kunden für Dienstleistungen, die erst in der Zukunft erbracht werden.
Periodische Anpassungen:
Am Ende jeder Abrechnungsperiode werden die Rechnungsabgrenzungsposten angepasst, um die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben der Periode widerzuspiegeln. Dies stellt sicher, dass die Erträge und Aufwendungen in der richtigen Periode erfasst werden.
Abschlussbuchungen:
Am Ende des Geschäftsjahres werden alle Rechnungsabgrenzungsposten überprüft und gegebenenfalls angepasst, um sicherzustellen, dass die Bilanz korrekt ist.
Diese Vorgehensweise hilft, die finanzielle Lage des Unternehmens genau darzustellen und sicherzustellen,
6 LEGANTA® löst die Schwierigkeiten der Vertragsbuchhaltung
Die Buchung mit Rechnungsabgrenzungsbuchungen erfordern aufwändige monatliche Anpassungen der Bilanz- und GuV-Konten. Dies übernimmt zu 100% die Automatische Vertragsbuchhaltung von LEGANTA®.
LEGANTA® bietet mehrere Funktionen, die speziell darauf ausgelegt sind, die Nachteile der Vertragsbuchhaltung zu minimieren und die monatlich aufwändigen Korrekturen der Bestands- und GuV-Konten zu reduzieren:
Automatisierung der Prozesse:
LEGANTA® 360 ermöglicht eine vollständige Automatisierung aller Vertrags- und Geschäftsprozesse. Dies reduziert manuelle Eingriffe und minimiert Fehler, die bei der manuellen Buchhaltung häufig auftreten.
Single Point of Truth (SPOT): LEGANTA® SPOT integriert und harmonisiert alle bestehenden Systeme, wodurch eine zentrale Datenbasis geschaffen wird. Dies stellt sicher, dass alle Daten konsistent und aktuell sind, was die Notwendigkeit für manuelle Korrekturen verringert.
Digitale Zwillinge: Mit LEGANTA® TWIN werden Vertragspartner und deren Geschäftsprozesse digital abgebildet. Dies ermöglicht eine präzise und automatische Verwaltung der Vertragsdaten und -prozesse.
Automatische Migration und Verwaltung von Vertragsdokumenten:
LEGANTA® LCD automatisiert die Migration und Verwaltung aller Vertragsdokumente, was die Genauigkeit und Effizienz der Buchhaltung erhöht.
Rechnungsabgrenzungsposten (RAP): LEGANTA® unterstützt die automatische Erfassung und Anpassung von Rechnungsabgrenzungsposten, was die periodische Anpassung der Bestands- und GuV-Konten erleichtert.
Durch diese Funktionen wird die Vertragsbuchhaltung mit LEGANTA® effizienter und weniger fehleranfällig, was die monatlich aufwändigen Korrekturen der Bestands- und GuV-Konten erheblich reduziert.
7 Was sind die Vorteile der Vertragsbuchhaltung mit LEGANTA®?
Die Vertragsbuchhaltung mit LEGANTA® bietet zahlreiche Vorteile, die speziell darauf ausgelegt sind, die Effizienz und Genauigkeit der Verwaltung und Abrechnung von Verträgen zu verbessern. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:
Individuelle Geschäftslandkarte:
LEGANTA® ermöglicht die individuelle Abbildung und Verwaltung von Vertrags- und Geschäftsbeziehungen, was eine maßgeschneiderte Anpassung an die spezifischen Anforderungen jedes Unternehmens ermöglicht.
Automatisierung aller Prozesse:
LEGANTA® 360 ermöglicht eine vollständige Automatisierung aller Vertrags- und Geschäftsprozesse. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler, die bei der manuellen Buchhaltung häufig auftreten.
Rechnungsabgrenzungsposten (RAP): LEGANTA® unterstützt insbesondere die automatische Erfassung und Anpassung von Rechnungsabgrenzungsposten, was die periodische Anpassung der Bestands- und GuV-Konten erleichtert.
Effizienz:
Durch die Automatisierung von Vertragsprozessen können Unternehmen Zeit und Ressourcen sparen. Dies reduziert den manuellen Aufwand und minimiert Fehler.
Transparenz und Kontrolle:
Vertragsbuchhaltung ermöglicht eine bessere Überwachung und Kontrolle von Verträgen. Unternehmen können den Status und die Einhaltung von Vertragsbedingungen in Echtzeit verfolgen.
Risikominimierung:
Durch die genaue Erfassung und Überwachung von Vertragsdaten können Unternehmen potenzielle Risiken frühzeitig erkennen und Maßnahmen ergreifen, um diese zu minimieren.
Kosteneinsparungen: Effizientes Vertragsmanagement kann zu erheblichen Kosteneinsparungen führen, indem es unnötige Ausgaben reduziert und die Nutzung von Ressourcen optimiert.
Verbesserte Transparenz und Kontrolle:
Durch die zentrale Datenbank und die umfassenden Berichte können Unternehmen den Status und die Einhaltung von Vertragsbedingungen in Echtzeit überwachen.
Verbesserte Entscheidungsfindung:
Mit einer zentralen Datenbank und umfassenden Berichten können Unternehmen fundierte Entscheidungen treffen und ihre Geschäftsstrategien besser planen.
Compliance und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften:
Vertragsbuchhaltung hilft Unternehmen, gesetzliche und regulatorische Anforderungen zu erfüllen, indem sie sicherstellt, dass alle Vertragsbedingungen eingehalten werden.
Bessere Zusammenarbeit:
Durch die Integration von Vertragsdaten in die bestehenden Systeme und die Bereitstellung einer zentralen Plattform für alle Beteiligten wird die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen verbessert.
Single Point of Truth (SPOT):
LEGANTA® SPOT integriert und harmonisiert alle bestehenden Systeme, wodurch eine zentrale Datenbasis geschaffen wird. Dies stellt sicher, dass alle Daten konsistent und aktuell sind, was die Notwendigkeit für manuelle Korrekturen verringert
Automatische Migration und Verwaltung von Vertragsdokumenten: LEGANTA® LCD automatisiert die Migration und Verwaltung aller Vertragsdokumente, was die Genauigkeit und Effizienz der Buchhaltung erhöht.
Diese Vorteile machen die Vertragsbuchhaltung zu einem wichtigen Instrument für Unternehmen, um ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und ihre Wettbewerbsfähigkeit zu steigern.